Overtakelsesprotokoll: Komplett guide (sjekkliste, utvask, o.l.)

En overtakelsesprotokoll er et viktig dokument som passer på at alt går som smurt under overtakelsen. Her er alt du som boligselger må vite om dette dokumentet.

Overtakelsesprotokollen ser kanskje ut som et skummelt dokument fullt av juridisk språk. Men dette viktige lille dokumentet sørger for at alt går på skinner på overtakelsesdagen. Og nå som de fleste overtakelser foregår uten at eiendomsmegleren er tilstede, er det viktigere enn noensinne å være godt forberedt.

Vi tar derfor en nærmere titt på overtakelsesprotokoll her i denne guiden, slik at du som boligselger vet hva du bør være obs på når overtakelsesdagen endelig er her.

Overtakelsesprotokoll – hva i all verden er det?

Kort forklart er en overtakelsesprotokoll et skriftlig dokument som brukes når boligselger skal overlevere nøkkelen til den nye eieren – altså på overtakelsen. Den er på mange måter en slags fullmakt som eiendomsmegleren trenger for å betale ut kjøpesummen fra boligkjøper til boligselger.

Dokumentet bekrefter at overtakelsen har funnet sted og at kjøper offisielt har tatt over eiendommen. Protokollen skal også inneholde forskjellig informasjon, for eksempel eventuelle vilkår for overtakelse og tilstanden på eiendommen ved overtakelse. Den skal blant annet inneholde følgende informasjon:

• Identifikasjon av partene: Dere må skrive opp navn på både selger og kjøper, samt kontaktinformasjon.
• Beskrivelse av boligen: Protokollen må inneholde detaljert beskrivelse av eiendommen som overleveres, inkludert adresse, gårds- og bruksnummer og boligtype.
• Dato og tidspunkt for overtakelse: Før opp det nøyaktige tidspunktet for når nøklene ble overlevert fra selger til kjøper.
• Feil og mangler: Hvis det er noen defekter, skader eller andre relevante forhold ved eiendommen, skal disse dokumenteres i protokollen. Det kan inkludere alt fra store strukturelle problemer til mindre feil som for eksempel slurvete utvask.
• Måleravlesninger: Overtakelsesprotokollen bør også inkludere avlesninger fra for eksempel strømmåleren. Dette sikrer at forbruket blir korrekt registrert og fordelt mellom selger og kjøper.
• Eventuelle forbehold: Hvis det er noen spesielle forbehold eller avtaler som partene har blitt enige om, skal disse også dokumenteres i protokollen.
• Signatur fra begge parter: Begge parter skal signere protokollen for å bekrefte at de er enige i innholdet.

Du må være obs på at en overtakelsesprotokoll ikke erstatter takstrapport eller boligsalgsrapport. Disse rapportene gir en grundig gjennomgang av boligens tekniske tilstand før salg, mens overtakelsesprotokollen dokumenterer tilstanden ved overtakelsestidspunktet og eventuelle endringer siden salget fant sted.

Bruk god tid på overtakelsesprotokollen

Både boligselger og boligkjøper må gå grundig gjennom overtakelsesprotokollen før signering. Det er ikke bare et dokument som markerer slutten på salgsprosessen. Protokollen er også et juridisk bindende dokument som kan være avgjørende ved eventuelle fremtidige tvister eller uenigheter. Det kan kanskje være fristende å gå kjapt gjennom alt, men det lønner seg å være grundig.

Du bør derfor sette av nok tid til overtakelsen. Du kommer til å bli takknemlig for den ekstra tiden du satte av for å dobbeltsjekke alt, skulle det dukke opp uventede problemer senere. Og ikke nøl med å ringe eiendomsmegleren hvis det er noe i skjemaet som du ikke helt forstår. Eiendomsmegleren din er der for å hjelpe deg – selv om de kanskje ikke fysisk er til stede.

Hvorfor er detaljert overtakelsesprotokoll så viktig, egentlig?

Overtakelsesprotokollen er som nevnt et juridisk bindende dokument, og den bør være så riktig og detaljert som mulig. Hvis boligkjøper mener at noe ikke er godt nok, må dette noteres i dokumentet. Boligkjøper kan faktisk holde tilbake en gitt sum penger ved mer alvorlige mangler. I så fall vil ikke boligselger motta hele beløpet til denne mangelen er rettet opp i.

Ønsket om å tilbakeholde penger skrives ned i overtakelsesprotokollen, selv om selger motstrider kravet. Man kan senere snakke med eiendomsmegleren for å forsøke å finne en god løsning på problemet. Det er heller ikke sånn at protokollen eliminerer enhver risiko for tvister og konflikter på sikt. Boligkjøper har nemlig opptil fem års reklamasjonsrett ved privat boligsalg. Protokollen hjelper likevel med å sikre at overtakelsen går riktig for seg.

Spesielle hensyn du bør ta for ulike boligtyper

Overtakelse fungerer i prinsippet likt for alle boligtyper. Likevel finnes det noen særskilte forhold som du bør være oppmerksom på, avhengig av hvilken type eiendom du selger. Selger du en andelsbolig? Da er det ikke bare selve boenheten du overlater til kjøper. Kjøperen overtar også en andel i borettslaget.

Du bør passe på at all nødvendig dokumentasjon fra styret er på plass, inkludert vedtekter, husordensregler og siste årsrapport. Sjekk også at nøkler til fellesområder som bod, sykkelparkering og eventuell takterrasse er overlevert. Ikke glem å notere ned kontaktinformasjon til styreleder og vaktmester i overtakelsesprotokollen.

Les også

Skal du selge andelsbolig? Dette må du vite om forkjøpsrett

Det er flere tekniske forhold du må være oppmerksom på, hvis du selger en enebolig. Dere bør ta en grundig gjennomgang av eventuelle spesialsystemer som vannrenseanlegg, varmepumper eller solcellepaneler på overtakelsesdagen. Husk å vise kjøperen hvor hovedstoppekranen er. Det er også lurt å gi kjøperen informasjon om eventuelle serviceavtaler for større installasjoner eller hagevedlikehold.

Fritidsboliger har sine egne utfordringer. Her er det spesielt viktig å få klarhet i forhold rundt vann og avløp, særlig hvis hytta ikke er tilkoblet offentlig nett. Fortell kjøperen hvordan du stenger vannet for vinteren, hvis det er nødvendig. Du bør også videreformidle spesielle regler for bruk av området, for eksempel restriksjoner på motorferdsel eller jakt- og fiskerettigheter. Hvis fritidsboligen ligger i et hyttefelt, må du gi videre informasjon om eventuelle felles forpliktelser eller dugnader.

Husk at en grundig overtakelse er avgjørende for et vellykket salg, enten det dreier seg om en leilighet midt i byen, enebolig på landet eller en hytte på fjellet.

Slik gjør du deg klar for den store dagen – altså overtakelsesdagen

Overtakelsen er det tidspunktet du fysisk overlater eiendommen til kjøperen. Dere møtes for å overlevere nøkler, inspisere eiendommen og fylle ut overtakelsesprotokoll, enten på papir eller digitalt. Vi anbefaler at du forbereder deg godt for at alt skal gå knirkefritt.

Flyttevask

Det er ikke bare god skikk å levere boligen i ren og ryddig stand – du er også lovpålagt under avhendingsloven å vaske ut av eiendommen. Sørg for at hagen er velstelt, at alle personlige eiendeler er fjernet og at boligen er grundig rengjort. Mange velger å få hjelp av et vaskebyrå til flyttevasken. Et stort pluss med å bruke vaskebyrå med garanti er at de kommer og ordner opp, dersom boligkjøper ikke er fornøyd. Kjøper kan alternativt få erstatning. Du må skrive ned i overtakelsesprotokollen hva dere ble enige om.

Ta hånd om nødvendige reparasjoner

Eiendommen skal være i samme stand ved overtakelse som ved visning. Hvis noe har gått galt i mellomtiden, bør du fikse før overtakelsen. Andre ganger kan boligkjøper ha kjøpt boligen med forbehold om at spesifikke ting ved eiendommen skal utbedres før overtakelse. Det kan inkludere alt fra å bytte dør, feste løse lister eller å reparere et ødelagt vindu. Dersom det oppdages feil og mangler som boligkjøper kan kreve erstatning eller utbedring for på overtakelsesdagen, må dere notere dette i overtakelsesprotokollen.

Forbered nødvendige dokumenter

Du må samle alle relevante dokumenter som kjøperen kan trenge, for eksempel garantier for hvitevarer, instruksjonsmanualer og informasjon om serviceavtaler. Pass også på at du har papirer som bekrefter at utbedringer på eiendommen er utført av fagpersoner der det er påkrevd. Eksempler på arbeid som må utføres av sertifiserte fagfolk er elektrisk arbeid.

En god måte å organisere disse dokumentene er ved å bruke Boligmappa. Boligmappa er en digital plattform hvor du kan lagre og dele all relevant informasjon om boligen din. Denne tjenesten gjør det enkelt å samle dokumenter fra fagpersoner som elektrikere, rørleggere, og snekkere, samt kvitteringer for vedlikehold og oppgraderinger. Alt av dokumenter må gis til boligkjøper ved overtakelse.

Lag en sjekkliste til overtakelsen

Lag en liste over ting du trenger å gjøre før overtakelsen. Det kan inkludere å finne alle nøkler som tilhører eiendommen, sjekke at alle avtaler er oppfylt og vaske ut av alle rom i boligen. Overtakelsesprotokollen fungerer derimot på mange måter som en slags sjekkliste til overtakelsen. Dere må nemlig gå gjennom protokollen punkt for punkt, mens dere befarer boligen sammen.

Et godt eksempel på hvordan protokollen fungerer som sjekkliste er måleravlesninger. Dere må nemlig lese av strømmen sammen. Deretter fører dere det opp i skjemaet. Ellers er det fort gjort å glemme å lese av – noe som ganske raskt kan føre til uenigheter og konflikter når strømregningen kommer.

Planlegg tidspunktet for overtakelsen

Overtakelsen skal skje på et bestemt tidspunkt som avtales mellom kjøper og selger. Pass på at du har nok tid til å fullføre alle forberedelsene før dette tidspunktet. Selve overtakelsesdatoen avtales derimot under budrunden. Budgiver sender nemlig inn bud med beløp, eventuelle forbehold og ønsket overtakelsesdato. 

Noen ganger kan boligselgere takke ja til bud under prisantydning i bytte mot rask overtakelse, alt etter hvor god tid de har på fullføre boligsalget. Selve klokkeslettet er noe som man blir enige om når datoen nærmer seg. Det er også mulig å forskyve datoen etter at budet er godtatt, så lenge begge parter er enige.

Eventuelle uenigheter, feil og mangler noteres i overtakelsesprotokoll

Uansett hvor godt du forbereder deg, kan det likevel oppstå uenigheter ved selve overtakelsen. Det kan være alt fra mindre misforståelser om hva som fulgte med boligen til større tvister om eiendommens tilstand. Da er det viktig å ha en åpen og ærlig dialog, samt skrive detaljert om uenighetene i overtakelsesprotokollen. 

Eventuelle feil og mangler bør dokumenteres grundig, for eksempel ved å ta bilder og skrive detaljerte notater i protokollen. Du som boligselger kan ikke nekte at kjøper noterer eventuelle krav i protokollen – men du kan notere at du ikke samtykker. Boligkjøper kan imidlertid miste sine rettigheter hvis det ikke blir skrevet ned i overtakelsesprotokollen. 

Det er derfor viktig at alt noteres grundig for å sikre at boligsalget blir så korrekt og rettferdig som mulig. Prøv å løse problemene på stedet hvis det er mulig. Hvis ikke dere klarer det, kan det være hensiktsmessig å involvere en nøytral tredjepart som megler eller advokat. Det kan være lurt at eiendomsmegleren er til stede, dersom du har en spesiell eiendom og mistenker at overtakelsen kan være krevende. Mange takstingeniører tilbyr også assistanse ved overtakelser.

Tips til overlevering av husnøkler og adgangskoder

Du som boligselger har et stort ansvar når det gjelder overlevering av nøkler og sikkerhetsinformasjon. Dette er en viktig del av overtakelsen som krever litt planlegging. Det er først og fremst viktig å samle alle nøkler til boligen i god tid før overtakelsesdagen. Du må passe på å overlevere hovednøkler til selve boligen, samt nøkler til boder, garasje og eventuelt postkassen.

Har du gitt ekstra nøkler til naboer, familiemedlemmer eller nære venner? Da må du passe på å få disse tilbake. Lag en oversikt over alle nøklene du skal overlevere og noter dette i overtakelsesprotokollen. Det gir både deg og kjøper trygghet om at alle nøkler er overlevert. Har du adgangskoder, for eksempel til garasjeport eller alarmsystem? Vær forsiktig med hvordan du formidler disse kodene.

Unngå å skrive ned koder i dokumenter som kan komme på avveie. I stedet kan du vise kjøperen hvordan systemene fungerer under overtakelsen, slik at de kan endre kodene selv umiddelbart etterpå. Hvis boligen har et alarmsystem, bør du informere kjøperen om hvordan de kan kontakte alarmselskapet for å oppdatere eierinformasjonen og få nye koder.

Husk også på digitale sikkerhetssystemer. Hvis du har installert smarte låser, ringeklokker med kamera eller andre IoT-enheter som følger med boligen ved salg, bør du informere kjøperen om disse og hvordan de kan tilbakestilles til fabrikkinnstillinger. Du viser at du tar kjøperens sikkerhet på alvor ved å gi han eller hun grundig informasjon under overtakelsen.

Les også

Dette følger med boligen ved salg

Enkel innsending med elektronisk overtakelsesprotokoll

Hverdagen blir stadig mer digital og automatisert, og det gjelder også for boligsalg. Overtakelsesprotokollen er nå et elektronisk skjema som selger og kjøper signerer ved hjelp av BankID. Eiendomsmegleren er heller ikke til stede lengre, med mindre du som boligselger ønsker det. Du må i så fall betale et gebyr.

Flere eiendomsmeglerfirmaer tilbyr altså gode løsninger for digital overtakelse. Disse appene lar deg og kjøperen gå gjennom boligen sammen, laste opp bilder av eventuelle mangler og signere overtakelsesprotokollen digitalt – alt i sanntid og via mobilen. Det betyr at du slipper å håndtere papirer og får alt unnagjort med noen få tastetrykk.

Hvis du foretrekker å gjøre ting på gamlemåten, så kan du selvsagt få overtakelsesprotokoll på papir. Du må i så fall si ifra til eiendomsmegleren din. Men være obs på at oppgjøret tar lengre tid når du sender inn via brevpost og ikke digitalt.

Nå som overtakelsesprotokollen er sendt inn, håndterer eiendomsmegleren resten av oppgjøret. Megleren tar blant annet ansvar for å tinglyse skjøtet, slik at eiendommen offisielt blir overført til boligkjøper. Deretter trekker eiendomsmegleren eventuelle kostnader fra kjøpesummen, for eksempel meglers utgifter og boligselgerforsikring. Eventuelle heftelser blir også innfridd før boligselger mottar kjøpesummen.

Eiendomsmeglerens rolle

Eiendomsmeglere er mer enn bare salgspersoner. De er dine rådgivere og forhandlere som bistår gjennom hele boligsalgsprosessen. Det gjelder også for overtakelsen, selv om de ikke er fysisk til stede. De skal likevel forberede deg godt og passe på at du har alt du trenger, for eksempel tilgang til elektronisk overtakelsesprotokoll (eventuelt papirversjonen av protokollen, hvis du foretrekker det!). 

Hjelp og kunnskap fra megler er heller ikke mer enn en telefonsamtale unna. De har lang og god erfaring med overtakelser. De kan derfor gi nyttige råd og veiledning hvis det skulle oppstå uventede situasjoner eller uenigheter. I tillegg har eiendomsmeglere som oppgave å fullføre oppgjøret etter at de har mottatt protokollen.

Konklusjon: Dette må du vite om overtakelsesprotokoll

Her i denne artikkelen har vi sett på hvorfor overtakelsen er så viktig, samt hvordan du skal håndtere eventuelle uenigheter. Vi har også sett nærmere på hva du bør gjøre hvis boligkjøper avdekker feil og mangler. En detaljert og nøyaktig utfylt overtakelsesprotokoll er viktig for å sikre en vellykket overtakelse. Dere bør derfor passe på at dere er så grundige som mulig ved overtakelsen, fremfor å skynde dere med å få det unnagjort.

Selv om megleren kanskje ikke er fysisk til stede under overtakelsen, kan han eller hun fortsatt bistå med råd og veiledning. Lykke til!